Solutions / Impayés

Vos factures payées, sans les relances que vous détestez écrire

Vous avez fait le travail, livré, facturé. Et maintenant il faut réclamer votre argent — l'exercice le plus inconfortable du métier, celui qu'on repousse. Sophie, notre agent comptable, relance avec le tact et la constance que la situation exige.

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Le problème, vous le connaissez

  • Relancer un client, c'est risquer la relation — alors on attend, et les 30 jours deviennent 90.
  • Le suivi des échéances dans un coin de tableur laisse toujours passer des factures.
  • Le ton juste est difficile : trop mou, on ne vous paie pas ; trop dur, on vous fâche avec un client fidèle.

Ce que font les agents, concrètement

Sophie surveille vos échéances et applique votre séquence de relance : rappel courtois à J+3, relance ferme à J+15, mise en demeure préparée à J+45 — chaque palier avec le ton adapté, et vos exceptions respectées (ce client fidèle qui paie toujours en retard mais paie toujours).

Elle sait dialoguer : proposer un échéancier selon vos règles, réémettre une facture égarée, transmettre le dossier à Hugo, l'agent juridique, pour préparer les documents d'un recouvrement si la situation l'exige. Et elle vous rend compte : encours total, retards par client, efficacité des relances.

  • Sophie — Agent Comptabilité : surveille les échéances et relance par paliers.
  • Hugo — Agent Juridique : prépare mises en demeure et dossiers.

Des situations réelles

  • TPE bâtiment avec 23 000 € d'encours en retard : 17 400 € récupérés en 6 semaines de relances méthodiques, sans un seul conflit.
  • Client en difficulté réelle : échéancier en 3 fois proposé selon vos règles, accepté, honoré — relation préservée.
  • Facture de 4 800 € « jamais reçue » : réémission immédiate avec accusé, payée sous 8 jours.

Questions fréquentes

Les relances automatiques ne vont-elles pas braquer mes clients ?

Une relance polie, factuelle et régulière est perçue comme du professionnalisme — c'est l'absence de règles qui crée les impayés. Les mauvais payeurs testent la constance : l'agent en a une infinie.

À partir de quand passer à la mise en demeure ?

C'est votre décision : l'agent prépare le courrier (avec les mentions légales requises) au palier que vous avez défini, mais ne l'envoie jamais sans votre validation. L'escalade juridique reste sous votre contrôle.

L'agent gère-t-il les pénalités de retard ?

Il peut les calculer et les mentionner selon vos CGV (taux légal ou contractuel, indemnité forfaitaire de 40 €). Beaucoup d'artisans les mentionnent sans les exiger — l'effet dissuasif suffit souvent.